Hotel PMS kiezen: waar let je op?

Een nieuw PMS kies je niet elk jaar. Het systeem zit in bijna elk proces van je hotel, dus een verkeerde keuze voel je jarenlang. Toch kiezen veel hotels op basis van een demo en een prijsofferte. Een goede keuze begint eerder. Bij je eigen processen, en bij de vraag wat het PMS met je andere systemen moet doen.

Wat is een PMS systeem in een hotel?

Een PMS (property management system) is het centrale systeem van je hotel. Het beheert reserveringen, kamers, tarieven, check-in en check-out, en de rekening van de gast. Housekeeping ziet erin welke kamers schoon moeten. Front office ziet wie er vandaag aankomt.

Rond het PMS draaien andere systemen: een channel manager, een booking engine, een kassasysteem, revenue management en je boekhouding. In het PMS komen die gegevens samen.

Hotel PMS kiezen: begin bij je processen

Breng eerst in kaart hoe jouw hotel werkt. Hoeveel kamers en locaties heb je? Werk je met groepen en events? Heb je een restaurant of spa? Welke taken doet je team nu nog met de hand?

Schrijf per afdeling op wat het PMS moet doen. Dat wordt je eisenlijst. Zonder eisenlijst vergelijk je demo's, en wint de leverancier met de mooiste presentatie. Hoe je dat aanpakt, lees je bij een digitaal fundament dat klopt.

PMS voor je hotel vergelijken: vragen voor leveranciers

Leg elke leverancier dezelfde vragen voor. Zo vergelijk je antwoorden in plaats van presentaties.

Hotel PMS integratie en PMS migratie

Welke systemen koppel je standaard, en heeft het PMS een open API? Wie betaalt een koppeling die nog niet bestaat? Vraag ook hoe je huidige reserveringen, gastprofielen en historie overgaan. Wie doet de migratie, en hoe lang draai je twee systemen naast elkaar?

Kosten, support en eigendom van je data

Betaal je per kamer, per locatie of per gebruiker? Wat kosten koppelingen, betalingen en support, en wat gebeurt met de prijs na het eerste contract? Check of support bereikbaar is op de momenten dat jouw hotel draait, ook 's nachts en in het weekend. En vraag of je al je data kunt exporteren als je ooit overstapt.

Hotel PMS systems: cloud of lokaal?

De meeste nieuwe hotel PMS-systemen draaien in de cloud. Je hebt geen server in het hotel nodig en je werkt overal. Updates gaan automatisch. Oudere systemen draaien vaak lokaal en zijn lastiger te koppelen.

Kies je voor de cloud, check dan hoe het systeem werkt als het internet uitvalt. En of de leverancier een open API heeft, zodat je later systemen kunt toevoegen en processen kunt automatiseren.

Scoor elk hotel PMS op dezelfde punten

Zet je eisen in een tabel en geef elke leverancier per eis een score. Geef aan welke eisen zwaarder wegen. Zo vergelijk je op inhoud, en wint niet automatisch de beste demo. Gebruik daarvoor onze scorecard voor leveranciers.

Wil je zien hoe een hotelgroep zijn systemen opnieuw koos en inrichtte? Lees de case. Meer over software en AI voor hotels vind je op onze pagina over hospitality.