Je beheert meerdere locaties. Je team groeit. Maar je systemen blijven je afremmen.
Geen voorschotten. Geen losse eindjes. Je weet altijd wat je krijgt en wanneer.
01 · Eerst de basis
Meest gekozen
Begin met een plan van aanpak
"Versnipperde tools, handmatige workarounds, gegevens die nooit samenkomen. Je weet dat het beter zou moeten werken. Je weet alleen niet waar je moet beginnen."
We brengen in kaart welke systemen er aanwezig zijn, hoe ze worden gebruikt en waar de knelpunten zitten. We praten met de mensen die dagelijks in de operatie werken, niet alleen met de eigenaar. Het resultaat is een lijst van prioriteiten: wat levert nu resultaat op, wat kan wachten en wat moet vervangen moet, in een volgorde die de bedrijfsvoering zo min mogelijk verstoort.
Interviews op de werkvloer
Huidige status in kaart gebracht
Gap-analyse
Routes & oplossingen
Implementatieplanning
4–6 weken · Concreet actieplan als eindresultaat
02 · Bouwen
Meest gekozen
Automatiseer handmatig werk
“Het fundament is solide, de processen zijn duidelijk. We weten precies waar handmatig werk zit en waar tijd verloren gaat, en we zijn klaar om het aan te pakken.”
Wij weten waar de uren naartoe gaan. We bouwen de koppelingen en automatiseringen die dat werk uit handen nemen. Geen generieke oplossingen, maar tools die passen bij hoe jouw operatie echt werkt. Geïmplementeerd buiten het hoogseizoen, zodat de operatie blijft draaien.
Scoping & Design
Bouwen
Pilot fase
Lancering
Binnen enkele weken na het plan staat de eerste automatisering live, en heeft je team weer tijd voor de gast
Van chaos naar clarity
Eén groep, veertig applicaties en een team dat vastliep.
Pillows Hotels groeide uit tot zes locaties in twee landen, met een digitale architectuur die niet was meegegroeid. Elk hotel had zijn eigen tools, zijn eigen koppelingen en zijn eigen tijdelijke oplossingen. Revenue management, gastcommunicatie en financiële rapportage draaiden op een combinatie van exportbestanden en mensen die wisten hoe het werkte. Dat werkte, totdat het niet meer te werkte.
uren
handmatig werk
geëlimineerd per week
uren
teruggewonnen per jaar,
groepsbreed
~
FTE
in vrijgekomen capaciteit
We spraken met elke afdeling die dagelijks in de systemen werkt: revenue management, reservations, sales, marketing, finance en de GMs op elke locatie. Dat gaf ons een compleet beeld van wat er stond, wat niet werkte en wat met elkaar moest verbinden.
Vanuit daar maakten we de architectuur- en stack-keuzes. Welke systemen de kern vormen, welke daaromheen zitten, waar de data stroomt en hoe alles verbonden blijft naarmate de groep groeit. Bij elke keuze hoorde een heldere onderbouwing, een volledig beeld van de kosten per scenario en een implementatietijdlijn die de operatie draaiend houdt.
Voor
Pillows in 2024
Een stack die niet meer meegegroeide
Pillows groeide in acht jaar naar zes locaties in twee landen. De technologie groeide niet op hetzelfde tempo mee. Tools waren door de jaren heen los toegevoegd, elk gekozen voor een specifiek probleem op een specifiek moment. Samen vormden ze een stack die werkte, totdat daar uitgegroeid is.
4 tot 6 systemen tegelijk open bij elke check-in
3 losse tools voor gastcommunicatie, plus een aparte voor upsells
Verschillende keycard-systemen per locatie
Handmatige reconciliatie tussen PMS en accounting systemen
Geen MICE-tooling, offertes en planning liepen via spreadsheets
Twee weken p.m. kwijt aan handmatige roosteraanmaak groep-breed
Een eerdere poging om dit op te lossen was twee jaar eerder vastgelopen
Na
Pillows in 2026
Eén geïntegreerd platform, zes locaties
In minder dan twaalf maanden van discovery naar zes geplande go-lives. Geen big-bang, geen vendor-swap, maar een herontworpen architectuur waarin elke tool is gekozen met het geheel in gedachten. Pillows houdt de eindregie bij elke beslissing, bij elk contract, bij elke cutover.
Van meer dan 40 afzonderlijke tools naar 18 verbonden systemen
Eén gastprofiel voor alle locaties
Realtime financiële inzichten van PMS naar de boekhouding
MICE-pijplijn zichtbaar in één dashboard, groepsbreed
92 uur handmatig werk per week bespaard
4.200 uur teruggewonnen per jaar, gelijk aan ~3 FTE
Zes opeenvolgende livegangen, kleinste locatie eerst, grootste laatst
"We stonden voor een flinke uitdaging: onze organisatie voorbereiden op een complexe digitale transformatie. Best Byte heeft ons daar enorm bij geholpen. Wat voor ons het verschil maakte, is dat ze de hospitality-markt écht begrijpen. Geen standaardadvies, maar meedenken op een manier die past bij wat je daadwerkelijk nodig hebt, en eerlijk en kritisch zijn wanneer dat nodig is. Ze brachten structuur in een proces dat al snel overweldigend kan worden, en bleven doorvragen tot elk detail helder was. Dat gaf ons het vertrouwen dat we niets over het hoofd zagen. Tegelijkertijd bleven ze positief over alle mogelijkheden. Ook namen ze ons veel werk uit handen in de communicatie met externe partijen. Dat scheelde niet alleen tijd, maar zorgde ook voor duidelijkheid en vooral rust in het proces. Al met al een samenwerking die niet alleen resultaat opleverde, maar ook gewoon prettig was. Persoonlijk, betrokken en met echte expertise."
Julia Vijftigschild
Business Process Manager, Pillows Hotels
Zonder Best Byte
Je systemen praten nog steeds niet met elkaar
Als één persoon vertrekt, vertrekt het overzicht mee
De revenue manager exporteert nog steeds elke maandag
Een gast die al op een locatie is geweest, is onbekend op de volgende
Elke maand die je wacht, is capaciteit die je niet meer terugkrijgt
Met Best Byte
Je systemen werken als één geheel
Het overzicht blijft, ongeacht wie er in de kamer staat
De revenue manager werkt aan strategie in plaats van export
Terugkerende gasten worden herkend, waar ze ook inchecken
Elke maand levert capaciteit op die je eerst verloor