Horeca rooster maken en automatiseren op basis van drukte

In veel horecabedrijven ontstaat het rooster op gevoel. De manager kijkt naar vorige week, schuift wat namen heen en weer en stuurt het rond. Op rustige dagen staan te veel mensen ingepland, op drukke dagen te weinig. Een rooster dat begint bij de drukte, voorkomt allebei. Daar heb je een vaste volgorde voor nodig, en steeds vaker een stuk automatisering.

Horeca planning begint bij de verwachte drukte

Verzamel eerst wat je weet over de komende weken. Voor een hotel is dat de bezetting uit je PMS. Voor een restaurant zijn het de reserveringen. Voor allebei tellen events, feestdagen en het weer mee. Kijk daarnaast naar je eigen historie. Hoeveel couverts draaide je vorig jaar in dezelfde week, en hoeveel kamers moesten schoon op een zondag na een volle zaterdag?

Van drukte naar diensten en namen

Bepaal per afdeling hoeveel werk één medewerker per dienst aankan, en deel de verwachte drukte door die norm. Dan weet je hoeveel mensen je per dagdeel nodig hebt.

• Housekeeping: het aantal kamers dat één medewerker per dienst schoonmaakt.

• Bediening: het aantal couverts of tafels per medewerker.

• Keuken: het aantal couverts per kok, per shift.

• Front office: het aantal check-ins en check-outs per uur.

Pas daarna zet je namen op de diensten. Houd rekening met beschikbaarheid, contracturen en wie welke taken kan. Plan je vaste krachten eerst in en vul de pieken aan met flexkrachten. Werk met vaste patronen waar het kan, want een medewerker met vaste vrije dagen ruilt minder vaak.

Horeca cao en het rooster: de regels

De horeca-cao stelt eisen aan het rooster. Volgens de cao 2025-2026 maak je het rooster minimaal drie weken van tevoren bekend. Daarna mag je het alleen wijzigen als het bedrijf dat nodig heeft, en in overleg met de medewerker. Plan gemiddeld een vijfdaagse werkweek, met minimaal twee aaneengesloten rustdagen per twee weken. Check de actuele cao voordat je een nieuw roosterjaar ingaat.

Personeelskosten in de horeca: rooster en loonkosten

Je rooster is de grootste knop aan je personeelskosten. Reken daarom na elk rooster uit wat het kost, en zet de loonkosten naast de verwachte omzet van die week. Ligt die verhouding structureel te hoog, dan plan je op rustige dagen te ruim. Ligt hij op drukke dagen te laag, dan loop je het risico op lange wachttijden en uitgeputte medewerkers. Wie dit elke week met de hand doet, is al snel uren per maand kwijt.

Automatisch rooster maken met AI

Een automatisch rooster maken betekent dat software het rekenwerk doet. Onze AI Workforce Planner haalt de drukte uit je PMS, kassa en events en zet die om in een concept-rooster, met de loonkosten erbij. Daarna pas je het rooster aan en publiceer je het in de roostertool die je al gebruikt. Het rooster gaat nooit automatisch naar je team. Roosteren met AI scheelt zo het meeste werk, terwijl de manager de laatste beslissing houdt.

Lees meer over personeelsplanning in de horeca met AI, of bekijk hoe een hotelgroep zijn systemen opnieuw inrichtte.

Horeca automatisering: meer dan alleen het rooster

Het rooster is vaak de eerste stap. Daarna volgen andere terugkerende taken: omzetcijfers uit de kassa in je boekhouding zetten, reserveringen doorzetten naar housekeeping of gastgegevens synchroniseren tussen systemen. Automatisering in de horeca werkt het best als je systemen goed gekoppeld zijn. Lees hoe we bedrijfsprocessen automatiseren met AI, en wat we doen voor hotels en horeca.

Bron: KHN, Horeca-cao 2025-2026, art. 3.3, 3.4 en 3.7