ChatGPT zakelijk gebruiken: wat regel je vooraf?

In bijna elk bedrijf gebruikt iemand ChatGPT. Vaak met een gratis of privéaccount. Dat lijkt onschuldig, tot iemand een klantcontract of personeelsdossier in een chat plakt. Dan staan bedrijfsgegevens in een account waar jij geen zicht op hebt. Wil je ChatGPT zakelijk gebruiken, dan regel je drie dingen vooraf: het account, de instellingen en de afspraken.

Een zakelijk ChatGPT account kiezen

OpenAI heeft twee zakelijke abonnementen. ChatGPT Business, dat eerder Team heette, is bedoeld voor teams vanaf twee gebruikers. ChatGPT Enterprise is voor grotere organisaties met meer eisen aan beheer en beveiliging. Bij beide gebruikt OpenAI je gegevens standaard niet om modellen te trainen. Je beheert gebruikers centraal en betaalt via één factuur. Een privé Plus-account heeft geen centraal beheer.

ChatGPT voor bedrijven: de instellingen

• Laat medewerkers inloggen met hun werkaccount via single sign-on, als je abonnement dat ondersteunt.

• Bepaal welke koppelingen aan mogen, zoals Google Drive, SharePoint of Slack.

• Controleer hoe lang gesprekken bewaard blijven.

• Beperk wie nieuwe gebruikers mag uitnodigen, zodat je niet ongemerkt extra seats betaalt.

• Leg vast wie beheerder is.

Is ChatGPT veilig voor je bedrijf? ChatGPT privacy en AVG

Dat hangt af van hoe je het gebruikt. Met een zakelijk account, goede instellingen en duidelijke afspraken is het risico beheersbaar. Met losse privéaccounts weet je niet waar je gegevens heen gaan. Let ook op de AVG. Zet je persoonsgegevens in ChatGPT, dan verwerk je die gegevens, dus sluit je een verwerkersovereenkomst met OpenAI. En zorg dat je medewerkers weten welke gegevens ze niet invoeren.

Dat hoort ook bij de AI-geletterdheid die de wet van je bedrijf vraagt.

ChatGPT zakelijk gebruiken: de afspraken met je team

Een account en instellingen zijn de basis. De afspraken bepalen hoe je team ermee werkt. Leg minimaal dit vast:

• welke gegevens nooit in ChatGPT gaan, zoals persoonsgegevens van klanten of medewerkers

• voor welke taken je team ChatGPT wel en niet gebruikt

• dat iemand de output controleert voordat die naar een klant gaat

• dat medewerkers alleen het zakelijke account gebruiken

• bij wie je terechtkunt met vragen of fouten

Houd het kort. Een beleid van één pagina dat iedereen leest, werkt beter dan een document van twintig pagina's in een map.

ChatGPT voor bedrijven zonder wildgroei

Begin met een kleine groep. Kijk welke taken het meeste opleveren en leg die vast. Breid daarna uit naar de rest van het team, met een korte AI training. Wil je hulp bij het opstellen van de afspraken? Bekijk hoe we bedrijven helpen met een AI-beleid. Of lees eerst hoe je veilig werkt met AI.