Hoe BELFOR projectleiders hun notities onderweg laat inspreken
Projectleiders van BELFOR zijn het grootste deel van de dag op locatie en onderweg. Best Byte bouwde een oplossing waarmee ze een dossiernotitie inspreken via de telefoon, waarna die netjes op kantoor binnenkomt.
Procesautomatisering
AI-adoptie
In een notendop
BELFOR Nederland herstelt schade na brand, water en storm, vanuit zes vestigingen. Projectleiders beheren veel dossiers tegelijk en zijn vooral buiten aan het werk. Best Byte bracht hun werkdag in kaart, vergeleek drie oplossingsrichtingen en bouwde Voice-to-Note, een spraak-naar-tekstoplossing. De projectleider belt één nummer en vertelt wat hij heeft gezien of afgesproken. AI maakt daar een gestructureerde notitie van en stuurt die naar de juiste teamassistent.
Leestijd: 2 minuten
Overzicht
BELFOR Nederland heeft zes vestigingen en ongeveer 135 medewerkers. De projectleiders zijn het aanspreekpunt voor klanten, experts, verzekeraars en onderaannemers. Ze beheren tientallen tot ruim honderd dossiers tegelijk.
Kerngegevens: 6 vestigingen · ~135 medewerkers · juni tot september 2026
Het probleem
Bij elk locatiebezoek ziet en hoort een projectleider dingen die in het dossier moeten. Denk aan de omvang van de schade, afspraken met een expert of een taak voor kantoor. Tussen de bezoeken door rijdt hij veel en wordt hij gebeld.
Al die informatie kwam pas in het dossier als de projectleider weer achter een computer zat. Na een dag met meerdere bezoeken lag er dus veel uitwerkwerk. Dat kost tijd die een projectleider liever bij de klant besteedt.
De aanpak
We begonnen bij de werkdag van de projectleider en kozen pas daarna de techniek.
Discovery. Interviews met projectleiders en een regiomanager in twee vestigingen, plus een dag meelopen in het veld. Snel informatie vastleggen kwam als belangrijkste thema naar voren.
Oplossingsrichtingen. Drie routes vergeleken: een kant-en-klare app, maatwerk en een compleet telefoniepakket. Criteria waren Nederlandse spraakherkenning, dataverwerking in de EU, doorlopende kosten en uitbreidbaarheid. De keuze viel op maatwerk met losse, vervangbare onderdelen.
Bouw. In tweewekelijkse sessies met BELFOR gebouwd en eerst getest met één projectleider. De AI schoont de tekst op en splitst een gesprek over meerdere dossiers in aparte notities. Elke notitie krijgt een type (dossiernotitie, actie voor de projectleider of taak voor de teamassistent) en gaat naar de juiste persoon.
Livegang en beheer. Vestigingen en gebruikers ingericht, afspraken over data en beheer vastgelegd, en per vestiging in persoon uitgerold. Best Byte host en beheert het platform.
Het resultaat
Vastleggen op het moment zelf. De projectleider spreekt een notitie in zodra hij iets heeft gezien of afgesproken, vanuit de auto of direct na een bezoek.
Elke notitie in dezelfde vorm. Op kantoor komt elke notitie in hetzelfde format binnen, ongeacht wie hem inspreekt of op welke vestiging.
Eenvoudig te gebruiken en bij te sturen. Eén telefoonnummer, geen nieuwe app. De data blijft in Europa, en het format passen we zonder developer aan.
Key takeaways
Door eerst de werkdag in kaart te brengen, kwam de oplossing precies op de plek waar de informatie ontstaat: onderweg en op locatie.
Een eenvoudige eerste versie maakt het makkelijk om te starten. De volgende stap is een directe koppeling met Salesforce, zodat notities, taken en ramingen meteen in het dossier landen.